Registerbeskrivning

Registeransvarig
Föreningen Konstsamfundet r.f.
FO-nummer 0200196-3
Mannerheimvägen 18
00100 Helsingfors
tfn 09 642 315
kontoret@konstsamfundet.fi

Person som svarar för registerärendena och kontaktperson
Person som svarar för registret:
Föreningen Konstsamfundet r.f.
FO-nummer 0200196-3
Mannerheimvägen 18
00100 Helsingfors

Kontaktperson:
Klara Paul
Kultursekreterare / Informatör
kontoret@konstsamfundet.fi
044 70 30 540

Uppgiftsbiträde
Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland (2379356-8)
Simonsgatan 8 A
00101 Helsingfors

Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland använder följande underleverantörer:
- Amazon Web Services, för utskick av e-post till i ansökningssystemet registrerade användare
- Signicat, för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat bidrag eller stipendium
- Nebula Oy, all information i registret lagras på Nebulas servrar

Registrets namn
Register över sökande av stipendier och bidrag samt register över mottagare av stipendier och bidrag.

Syfte med behandlingen av personuppgifter, registrets användningsändamål och rättslig grund för registret.
Register över sökande av stipendier och bidrag: Registrering av ansökningar om stipendier eller bidrag riktade till Föreningen Konstsamfundet r.f. för beslut om stipendium eller bidrag.

Register över mottagare av stipendier och bidrag: För utbetalning av beviljade stipendier och bidrag och för uppföljning av utbetalningar samt för anmälningar om stipendier och bidrag till myndigheter.

För kommunikation med de sökande i anslutning till stipendieverksamheten samt för information om föreningens verksamhet i form av e-post, papperspost eller övrigt kommunikationsmaterial.

Behandlingen av uppgifterna i registret baserar sig på samtycke, avtal eller berättigat intresse.

Innehåll i registret
Register över sökande av stipendier och bidrag: Den bidrags- eller stipendiesökandes namn, ställning eller yrke, kontaktinformation, födelsedatum eller FO-nummer, det ansökta bidragets eller stipendiets användningsändamål eller slag, ansökningsbelopp, den tidpunkt då bidraget eller stipendiet har sökts, den sökandes examina, referenser, övriga ansökningar om stipendier och bidrag för samma ändamål, och eventuella övriga bilagor till ansökan som den sökande har lämnat in (ex. meritförteckningar, portfolio, verksamhetsberättelser, bokslut med mera) samt övriga uppgifter som behövs för ansökan.

Om den sökande beviljas ett bidrag eller ett stipendium sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:
- kontonummer
- information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner
- information om när beslut fattats
- information om eventuella ändringar gällande bidraget eller stipendiet eller återtagande av dessa
- information om meddelanden till Skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsförbund
- information om TUPAS identifiering i samband med rekvisition
- bidrags- eller stipendiemottagarens redovisning av bidraget
 
Regelmässiga informationskällor
Uppgifter som den sökande själv lämnar in som anknyter till ansökan.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter
Ansökningarna behandlas av Föreningen Konstsamfundets personal, styrelse samt externa sakkunniga. Uppgifterna behandlas även av det tekniska stödet, revisorerna och andra finländska stiftelser och föreningar. Uppgifterna visas endast i den omfattning som är ändamålsenlig för mottagarens behov. Alla uppgifter behandlas inom EU.

Relevant information om de beviljade bidragen och stipendierna offentliggörs på Konstsamfundets webbplats (www.konstsamfundet.fi) och delges till media. De beviljade bidragen offentliggörs i föreningens verksamhetsberättelse, årsmagasin och i eventuellt övrigt informationsmaterial.

Bidragen och stipendierna anmäls till skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA, samt till annan myndighet ifall sådan skyldighet föreligger.
 
Principer för skydd av registret
Ansöknings- och personuppgifter ska hanteras så man inte kränker sökandens personliga integritet. Uppgifter och handlingar hanteras enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.

Användningen av registret kräver personlig registrering. Huvudanvändaren anger omfattningen av användarnas insyn. Inloggningen till systemet kräver ett personligt lösenord och förbindelsen är skyddad genom SSL-kryptering. Användningen och inloggningarna till registret övervakas.

I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt. 

Rimbert är ett ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag och stipendier, som upprätthålls, och vars rättigheter, ägs av Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland. Föreningen Konstsamfundet rf har genom avtal rätt att utnyttja programmet. Nyttjanderätten innehåller inte rätten till programmets kod och inte heller rätt att åt tredje part överlåta nyttjandet av programmet. Nyttjanderätten innefattar inte heller rätt att göra ändringar i programmet.

Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående av Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland. 

De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag och stipendier skyddad genom SSLkryptering som Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland svarar för. 

Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland har ett avtal med Nebula Oy som svarar för tjänsten och registret förvaras i en Nebula Cloud 9-molntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder som PCI-DSS. Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt av Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland namngivna personer.

Manuellt material, förvaringsställe och skydd
Uppgifter förvaras i låsta utrymmen på Konstsamfundets kontor och elektroniskt på en skyddad server hos externa leverantören Progit Oy, på en server i Finland. Dataförbindelsen sker över en krypterad VPN-link.

Förvaring av uppgifter
Registret över ansökningar av stipendier och bidrag förvaras tre år efter ansökningsdagen, varefter uppgifterna raderas.
Registret över mottagare av stipendier och bidrag förvaras 10 år efter att den sista utbetalningen skett, varefter uppgifterna raderas.

Rätt till insyn
De sökande och mottagarna av bidragen och stipendierna har rätt att kontrollera de uppgifter om sig själva som finns i Föreningen Konstsamfundets register. Insynen är avgiftsfri högst en gång per år.

Den sökande har dock inte rätt till insyn i ansökans bedömningsuppgifter.

Begäran om kontroll av uppgifter skall göras personligen med ett undertecknat brev till följande adress: Kultursekreterare / Informatör Klara Paul, Föreningen Konstsamfundet  r.f., Mannerheimvägen 18, 00100 Helsingfors.

Den sökande har rätt att lämna in klagomål till dataskyddsmyndigheten, ifall hen anser att personuppgifter behandlats felaktigt.

Rättelse av en uppgift och begäran om rättelse av en uppgift
De sökande och mottagarna av bidragen och stipendierna har rätt att yrka på en rättelse av en oriktig uppgift i registret. Begäran om rättelse av en uppgift ska specificeras och framföras skriftligen till föreningen.